Aspectos Contábeis
Todos os lançamentos contábeis necessitam de comprovantes hábeis e idôneos, sejam de receitas, despesas ou variação patrimonial. Por exemplo, a compra de móveis, eletrodomésticos. Qualquer fragilidade expõe a entidade a um processo de fiscalização.
O próprio documento é o comprovante do lançamento contábil. Por exemplo, Nota Fiscal de compras ou Recibo de Pagamento a Contribuinte Individual – RPCI.
Para fins da legislação do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica, em qualquer caso o contribuinte fica sujeito a comprovar, de acordo com o estabelecido nas leis comerciais e fiscais, o ato ou fato econômico que serviu de base aos lançamentos contábeis.
Com isso, a comprovação das despesas, deve ser feita com os documentos de praxe, isto é, contratos, recibos, notas fiscais, cupom fiscal, faturas, etc. O importante é que esses documentos sejam de idoneidade indiscutível [5].
Por fim, se a legislação estadual ou municipal não estabelecer a obrigatoriedade de emissão de nota fiscal, mesmo assim a pessoa jurídica necessitará de um documento hábil, perante a legislação civil/comercial, como por exemplo, contratos [6], que serão considerados hábeis para que a empresa proceda ao registro contábil.
Notas:
[5] Art. 923 do Regulamento do Imposto de Renda - RIR/99 (Decreto n º 3.000, de 26 de março de 1999):“Art. 923. A escrituração mantida com observância das disposições legais faz prova a favor do contribuinte dos fatos nela registrados e comprovados por documentos hábeis, segundo sua natureza, ou assim definidos em preceitos legais.”
“Art. 221. O instrumento particular, feito e assinado, ou somente assinado por quem esteja na livre disposição e administração de seus bens, prova as obrigações convencionais de qualquer valor; mas os seus efeitos, bem como os da cessão, não se operam, a respeito de terceiros, antes de registrado no registro público.”
“Art. 320. A quitação, que sempre poderá ser dada por instrumento particular, designará o valor e a espécie da dívida quitada, o nome do devedor, ou quem por este pagou, o tempo e o lugar do pagamento, com a assinatura do credor, ou do seu representante