O objeto da contabilidade é o Patrimônio administrável, à disposição das entidades, sobre a qual ela fornece as informações necessárias à avaliação da riqueza patrimonial e dos resultados produzidos por sua gestão.

Para atingir sua finalidade, a Contabilidade utiliza-se de técnicas contábeis, dentre elas a escrituração. A escrituração é o registro dos fatos que ocorrem no patrimônio, e esse registro deve obedecer a princípios e normas contábeis consagrados pela doutrina e pela técnica e é feito em ordem cronológica o que dá à contabilidade característica de verdadeira história do patrimônio.

Registro de Atos e Fatos Contábeis

Os registros se dão mediante a apresentação de documentos comprobatórios idôneos.

O simples registro contábil, sem outras comprovações, não constitui elemento comprobatório.

Documentos

A documentação contábil pode ser de origem interna quando gerada na própria entidade, ou externa quando proveniente de terceiros.

A Pessoa Jurídica é obrigada a conservar em boa ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, os livros, documentos e papéis relativos à sua atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial [7].

Despesas Necessárias

São necessárias as despesas pagas ou incorridas para a realização das transações ou operações exigidas pela atividade da entidade [8].

Conceito de Documento Hábil

Documento hábil é aquele revestido de formalidades legais exigidas em cada espécie concreta, conforme sua natureza, para comprovar a operação realizada.

Perante a legislação do imposto de renda, o documento hábil para comprovação de operações, é aquele cuja sua idoneidade seja indiscutível.

Documento idôneo é aquele que venha revestido das formalidades legais ou das condições legais para que se possa valer [9].

São considerados documentos hábeis, os diretamente relacionados com a atividade da entidade:

Alguns documentos mais comuns:

• Notas Fiscais
• Cupons Fiscais 
• Contratos/ Faturas 
• Recibos/Boletos/Duplicatas Apólices

Observações quanto as Notas e Cupons Fiscais

Estes documentos devem conter:

Dados cadastrais do Fornecedor, Data de emissão, Condições e formas de pagamento, Natureza da Operação, Número e Série da NF, Descrição da mercadoria vendida ou adquirida e ou do serviço prestado ou tomado, Dados cadastrais do Usuário final ou Destinatário.

No rodapé das Notas Fiscais deverão constar Razão Social, endereço, CNPJ, Inscr. Estadual e Inscr. Municipal da Gráfica que imprimiu os talonários bem como a quantidade de folhas e de talões, data e n. da AIDF (Autorização de Impressão de Documentos Fiscais).

Todos os documentos deverão conter os requisitos essenciais previstos em lei, quer seja, Federal, Estadual ou Municipal.

Cupom Fiscal

O Cupom Fiscal é considerado documento hábil para a contabilidade e será emitido por Emissor de Cupom Fiscal – ECF nas vendas à vista a consumidor final, nos casos em que a mercadoria seja retirada pelo próprio comprador.

Deverá conter obrigatoriamente, na parte superior do documento fiscal a expressão “Cupom Fiscal”, além dos os dados do contribuinte (nome da empresa, inscrição estadual, CNPJ, endereço completo e data de emissão).

No cupom fiscal há dois números, o CCF – Contador de Cupom Fiscal e o COO – Contador de Ordem de Operação, sendo o COO o número mais destacado em negrito. Este número, o COO é considerado o número do Cupom Fiscal.

No rodapé do cupom fiscal deverão constar as informações de marca e modelo do equipamento, logotipo fiscal e BR estilizado.

NOTA: O documento não poderá em nenhuma hipótese ser adulterado ou rasurado.

Observações quanto aos Recibos – Boletos e Duplicatas

Os recibos, boletos bancários e duplicatas constituem documentos de recebimento/cobrança, os quais contém confissão de que aquele que o subscreveu, recebeu a quantia devida.

Estes documentos poderão ser aceitos desde que estejam atrelados a Notas Fiscais ou Faturas, Contratos de Prestação de Serviços, ou de Locação.

Observar que geralmente nas Notas Fiscais vem transcrita a seguinte expressão: Esta Nota Fiscal não vale como Recibo. Assim sendo, o Recibo, Boleto ou Duplicata é que darão a quitação da mesma.

Pagamento a Pessoas Físicas

Quando do pagamento a Pessoas Físicas pelos serviços prestados, a entidade deverá elaborar Folha de Pagamento e RPCI (Recibo de Pagamento a Contribuinte Individual) devendo reter todos os tributos, tais como: INSS e IRRF, o ISS será retido somente se o Prestador não apresentar provas de sua inscrição junto à Prefeitura.

Caso o contribuinte não possua inscrição no INSS, a entidade deverá inscrevê-lo bem como prestar informações a respeito na GFIP.

Documentos Irregulares

São considerados documentos irregulares, os que não forem apresentados como disposto anteriormente, bem como aqueles denominados, por exemplo, como Pedidos, Orçamento, Controle, Controle Interno, os sem denominação, os adulterados ou rasurados [10].

Notas: