“A obra do bem em que te encontras empenhado não pode prescindir de planejamento...” (Divaldo Pereira Franco, da obra: Espírito e Vida, ditado pelo Espírito Joanna de Ângelis, Capítulo 38).

A adoção do planejamento nos Núcleos Espíritas, quando elaborado democraticamente, permite a comunhão de ideias e homogeneidade quanto aos objetivos a serem alcançados.

Ademais, “pensar a instituição” com amor favorece a sintonia com a espiritualidade maior que atual na sede da intuição para o aconselhamento indispensável para nos orientar na caminhada.

Ao contrário do que se imagina o planejamento não se trata de mera antecipação do futuro, antes de tudo representa um importante trabalho de organização e administração do tempo, para que possamos melhor aproveitar o presente, de forma consciente e coerente com da missão que nos propomos a desempenhar.

Essa importante tarefa ao ser realizada na casa espírita permite avanços significativos, como por exemplo:

• A melhoria dos processos de comunicação interna e externa;
• A socialização do conhecimento sobre os trabalhos desenvolvidos;
• O conhecimento e a análise de alternativas de modelos de gestão;
• A organização do gerenciamento das ações;
• A definição dos perfis adequados para cada tarefa;
• A distribuição de responsabilidades;
• A melhoria da qualidade da avaliação; e
• A otimização e compatibilização dos recursos.

O planejamento pode iniciar pela retrospectiva histórica da casa, desde sua fundação, com o objetivo de nivelar esse conhecimento entre os trabalhadores. Nesta fase preparatória, questões, como por exemplo, “Como nasceu a Instituição?”; “Quem são as pessoas que compõem o núcleo estratégico de colaboradores?”; “Qual a destinação do locais dos eventos e atividades?”; “Qual a atual estrutura organizacional e os papéis dos colaboradores?”; “Quais as principais ações e resultados alcançados até aqui?”; “Como está o orçamento e as finanças?”; “Quem são os parceiros da Casa?”; etc..

Ultrapassada essa fase, pode-se adotar uma metodologia simplificada, como por exemplo, os seguintes passos:

1º Passo: Estabelecimento da Missão e Objetivos

Missão da Instituição

Elaborar um texto que defina a missão da Instituição de forma simples e bem clara. Pode-se não aprender muito ao ler a missão de uma instituição, mas todos aprenderão muito ao tentar escrevê-la.

Objetivos

Definir um conjunto orgânico de objetivos gerais e específicos, se for o caso, classificar por área material e espiritual e definir prioridades (curto, médio e longo prazos).

2º Passo: Avaliação e Definição da Situação Atual

Avaliar e definir a situação atual, ou seja, analisar até que ponto a Instituição está alinhada ou afastada da missão e dos objetivos estabelecidos.

Avaliar com que recursos a Instituição pode contar para atingir seus objetivos. Essas informações são fornecidas por intermédio dos canais de comunicação dentro da Instituição e por intermédio dos membros de suas equipes.

3º Passo: Determinação das Facilidades e Barreiras

Identificar que fatores internos e externos podem ajudar ou criar problemas para a Instituição no alcance dos seus objetivos.

4º Passo: Preparo de um Conjunto de Medidas

Elaborar um plano contendo um conjunto de ações convergentes com a missão, para atingir os objetivos estabelecidos (Passo 1).

Envolvem a determinação de diversas alternativas e a escolha das mais apropriadas para se atingir os objetivos propostos.

É recomendável a adoção de algum método para o registro e gerenciamento das ações definidas, como por exemplo, os 5W e 2H:

5º Passo: Definição de Metas e Avaliação

Metas

As metas, geralmente anuais, são definidas de forma realista e coerentes com a missão e com os objetivos da Instituição. Menos ênfase nos processos e foco nos resultados esperados, com mais autonomia para os líderes de equipes.

Avaliação

Avaliações gerais periódicas são fundamentais para o nivelamento de informações e fortalecimento da comunicação interna.

Avaliação geral do cronograma permite a verificação da aderência das ações aos objetivos pretendidos pela instituição, correções de rumo, etc..

Avaliações específicas são realizadas pelos dirigentes e líderes de equipes da Instituição.

Planejamento é tecido vivo que evolui em espiral de acordo com o amadurecimento da instituição. Nesse contexto, os ciclos de avaliações são fundamentais para o realinhamento das atividades propostas com a real capacidade instalada na instituição e disposição dos trabalhadores.